Die § 14 Abs. 1 S. 2 bis S. 8 UStG wurden durch das Wachstumschancengesetz geändert. Ab 2025 sind Unternehmer in Deutschland grundsätzlich verpflichtet, bei im Inland steuerbaren Umsätzen an andere Unternehmer elektronische Rechnungen auszustellen. Eine elektronische Rechnung ist dabei eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (CEN-Format EN 16931). Voraussetzung für die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung ist, dass sowohl leistender als auch empfangender (umsatzsteuerlicher) Unternehmer im Inland ansässig sind. Umsätze an Endverbraucher oder in anderen Mitgliedstaaten unterliegen dieser Verpflichtung nicht.
Für den Übertragungsweg der elektronischen Rechnung gibt es keine gesonderten Vorschriften. Sie können also per E-Mail versandt werden. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung nicht mehr als elektronische Rechnung gilt.
Nach dem derzeitigen Stand dürfte auch ein Vermieter zur elektronischen Rechnung verpflichtet sein, wenn er zur Umsatzsteuer optiert und an andere Unternehmer vermietet.
Für Umsätze im Sinne von § 33 und § 34 UStDV können auch nach dem 01.01.2025 weiterhin alle Arten von Rechnungen verwendet werden.
I.Rechnungsausstellung
Grundsätzlich gilt die oben genannte Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung ab dem 01.01.2025. Allerdings hat der Gesetzgeber eine Übergangsregelung für die Jahre 2025ff. beschlossen.
- Bis Ende 2026
Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht den formellen Voraussetzungen von § 14 Abs. 1 S. 3 n. F. UStG entsprechen, sind weiterhin zulässig, wenn der Leistungsempfänger zustimmt.
- Bis Ende 2027
Wie bis Ende 2026 sind mit Zustimmung des Leistungsempfänger Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht den formellen Voraussetzungen von § 14 Abs. 1 S.3 n. F. UStG entsprechen, weiterhin zulässig. Jedoch nur für Unternehmen, die einen maximalen Vorjahresumsatz von 800.000 Euro erzielt haben. Bei Vorjahresumsätzen oberhalb dieser Grenze sind elektronische Rechnungen bereits ab dem 01.01.2027 verpflichtend.
- Ab dem 01.01.2028
Die Vorgaben zur elektronischen Rechnung sind ab diesem Zeitpunkt zwingend einzuhalten.
II. Rechnungsempfang
Ab dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmer in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten. Dies gilt auch für Unternehmer, die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen sowie für Betreiber von PV-Anlagen. Eine Übergangsregelung gibt es hier nicht. Die Zustimmung eines Unternehmers als Rechnungsempfänger für die Ausstellung einer elektronischen Rechnung, welche den entsprechenden Formvoraussetzungen entspricht, ist ab 2025 nicht mehr erforderlich.
Bitte beachten Sie: Bei Rechnungen gegenüber Endverbraucher bleibt die Zustimmung des Endverbrauchers weiterhin Voraussetzung für die Ausstellung einer elektronischen Rechnung.
Hinweis: Auch wenn in Bezug auf den Versand von elektronischen Rechnungen lange Übergangsregelungen gelten, sind Sie ab dem 01.01.2025 im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Zudem ist ab dem 01.01.2025 der Versand sonstiger Rechnungen im B2B-Bereich nur noch möglich, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Liegt keine Zustimmung vor, sind Sie bereits ab dem 01.01.2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen gem. § 14 Abs. 1 S. 2 n. F. UStG auszustellen.
Daher gilt: Bereiten Sie Ihre IT-Systeme rechtzeitig auf den Versand, Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen vor. Regeln Sie rechtzeitig, wie in Ihrem Unternehmen die weitere Vorgehensweise nach Empfang einer elektronischen Rechnung aussehen soll.